针对程序文件不符合部门实际业务的情况，可以提出以下优化意见：

1. **了解部门实际业务需求**：程序文件的制定者需要深入了解部门的具体业务，包括流程、操作规范、常见问题等。这可以通过与部门员工进行交流、收集实际案例、观察操作等方式实现。
2. **与员工沟通**：程序文件在制定和修改过程中，应该广泛征求员工的意见和建议，确保文件内容符合实际操作。
3. **简洁明了**：程序文件应该简洁明了，避免过于复杂的文字和术语，以便于员工理解和执行。
4. **与现有文件保持一致**：如果部门已经有其他相关的程序文件、政策或标准，新制定的程序文件应该与其保持一致，避免出现冲突或重复。
5. **定期审查和更新**：随着部门业务的变化，程序文件也需要进行定期审查和更新，以确保其与实际业务的匹配度。
6. **培训和教育**：在程序文件发布后，应组织员工进行培训，确保他们了解并能够按照新程序文件进行操作。
7. **反馈机制**：设立反馈机制，鼓励员工提供关于程序文件的建议和意见，以便及时修正和改进。
8. **风险和应急措施**：考虑到部门可能遇到的问题和特殊情况，可以在程序文件中增加风险和应急措施，以备不时之需。

通过以上优化意见，可以确保程序文件更好地符合部门实际业务需求，提高工作效率和员工满意度。